Politique de confidentialité

a) Création et gestion de compte

• Nom, prénom
• Adresse e-mail professionnelle
• Mot de passe (stocké de manière chiffrée / hachée)
• Nom du cabinet et fonction
• Numéro de téléphone (facultatif)

b) Facturation et abonnement

• Informations de souscription (formule, dates, statut)
• Données de paiement traitées via Stripe — les coordonnées bancaires complètes ne sont pas stockées par Facteo

c) Données techniques et de connexion

• Adresse IP, journaux de connexion (logs)
• Type de navigateur, système d'exploitation
• Cookies strictement nécessaires (voir section 11)

d) Données traitées dans le cadre du service sous-traitant

• Factures, documents et données comptables récupérés via le service, analysés par traitement automatisé / intelligence artificielle aux fins d'extraction et de structuration.

a) Autorisations demandées et données accédées

• E-mails et pièces jointes (gmail.readonly, accès en lecture seule) : les e-mails reçus après la date de connexion sont analysés dans le seul but d'y détecter des factures et justificatifs, et d'en extraire les pièces jointes au format PDF.
• Adresse e-mail (userinfo.email) : pour identifier le compte connecté et le rattacher au bon dossier client.
• Nom et photo de profil (userinfo.profile) : pour afficher l'identité du compte connecté dans l'interface du cabinet.

Aucune autre autorisation Google n'est demandée.

a bis) Ce que Facteo ne peut pas faire, et ce qui est conservé

• Facteo ne peut ni envoyer, ni modifier, ni supprimer d'e-mails : seules des autorisations de lecture sont demandées.
• Aucun accès n'est possible aux e-mails antérieurs à la date de connexion de la boîte.
• Pour chaque facture détectée, Facteo conserve : le fichier PDF, le nom du fournisseur, la date, ainsi que l'objet et l'expéditeur de l'e-mail d'origine (afin de permettre l'identification et le contrôle de la facture par le cabinet).
• Le corps des e-mails n'est pas conservé, et les e-mails ne contenant pas de facture ne donnent lieu à aucun enregistrement de contenu.

b) Utilisation de ces données

• Détection automatisée des factures et justificatifs reçus par e-mail.
• Extraction, stockage sécurisé et mise à disposition de ces factures auprès du cabinet comptable du client.
• Transmission automatique de ces factures vers l'outil comptable du client (par exemple Tiime), lorsque le cabinet a configuré cette option.

Ces données ne sont jamais utilisées à des fins publicitaires, de profilage marketing, de scoring ou de prospection.

c) Partage de ces données

• Le cabinet comptable du client, destinataire légitime des factures collectées.
• Anthropic (analyse automatisée) : pour déterminer si un e-mail contient une facture, nous transmettons à son API l'expéditeur, l'objet, un court extrait du message et le nom des pièces jointes. Le contenu des PDF et le corps complet des e-mails ne sont pas transmis.
• Cloudflare R2 (stockage des fichiers PDF) et Resend (envoi des e-mails de service et transfert des factures).
• L'outil comptable désigné par le cabinet (par exemple Tiime), uniquement si cette option a été activée : la facture lui est alors transmise par e-mail.

Nous ne vendons ni ne transférons ces données à des courtiers en données, des annonceurs ou tout tiers à des fins publicitaires.

d) Protection de ces données

• Chiffrement de l'ensemble des échanges en transit (TLS/HTTPS).
• Documents stockés chez notre hébergeur de stockage (Cloudflare R2), qui assure leur chiffrement au repos, et accessibles uniquement via des liens temporaires signés.
• Accès en lecture seule à la boîte mail : aucune écriture possible.
• Cloisonnement des données par cabinet : chaque cabinet n'accède qu'à ses propres clients et factures.
• Accès interne restreint aux seules personnes habilitées, et journalisation des opérations de collecte.

e) Conservation et suppression

• Les factures collectées sont conservées le temps nécessaire à la prestation comptable, puis supprimées selon les instructions du cabinet.
• La suppression d'un client dans Facteo entraîne la suppression définitive de ses factures et des fichiers PDF associés, y compris chez notre hébergeur de stockage.
• Le client peut révoquer l'accès à tout moment, depuis son compte Google (myaccount.google.com/permissions) ou son compte Microsoft (myapps.microsoft.com) : la collecte cesse immédiatement.
• Le cabinet peut également suspendre la synchronisation d'un client à tout moment depuis son espace Facteo.
• Toute demande de suppression peut être adressée par e-mail (voir section 15) et est traitée dans les meilleurs délais.

f) Intelligence artificielle et entraînement de modèles

• La détection des factures repose sur un traitement automatisé par intelligence artificielle opéré via un prestataire tiers (Anthropic), auquel seuls l'expéditeur, l'objet, un court extrait du message et le nom des pièces jointes sont transmis.
• Conformément aux conditions commerciales d'Anthropic applicables à son API, les données que nous lui transmettons ne sont pas utilisées pour entraîner ses modèles.
• Facteo n'utilise pas les données issues des API Google ou Microsoft pour développer, améliorer ou entraîner des modèles d'intelligence artificielle, et ne les transmet à aucun service tiers à cette fin.

g) Déclaration d'utilisation limitée (Limited Use)

L'utilisation et le transfert par Facteo des informations reçues des API Google respectent la Politique relative aux données utilisateur des services d'API Google, y compris les exigences d'utilisation limitée (Limited Use).

Facteo's use and transfer of information received from Google APIs to any other app will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

a) Autorisations demandées et données accédées

• E-mails et pièces jointes (Mail.Read, accès en lecture seule) : lecture des messages reçus après la date de connexion (expéditeur, objet, date, aperçu du message, présence de pièces jointes) afin d'y détecter des factures, puis téléchargement des pièces jointes au format PDF.
• Profil de base (User.Read) : identifiant du compte, nom affiché et adresse e-mail principale, pour rattacher la boîte au bon dossier client.
• Maintien de la connexion (offline_access) : permet à Facteo de renouveler son accès afin de poursuivre la collecte automatique sans redemander une connexion à chaque fois.

Aucune autre autorisation Microsoft n'est demandée. Le corps complet des messages n'est pas récupéré : seul un aperçu est utilisé pour la détection.

a bis) Ce que Facteo ne peut pas faire, et ce qui est conservé

• Facteo ne peut ni envoyer, ni modifier, ni supprimer d'e-mails : seules des autorisations de lecture sont demandées.
• Aucun accès n'est possible aux e-mails antérieurs à la date de connexion de la boîte.
• Pour chaque facture détectée, Facteo conserve : le fichier PDF, le nom du fournisseur, la date, ainsi que l'objet et l'expéditeur de l'e-mail d'origine.
• Le corps des e-mails n'est pas conservé, et les e-mails ne contenant pas de facture ne donnent lieu à aucun enregistrement de contenu.

b) Utilisation de ces données

• Détection automatisée des factures et justificatifs reçus par e-mail.
• Extraction, stockage sécurisé et mise à disposition de ces factures auprès du cabinet comptable du client.
• Transmission automatique de ces factures vers l'outil comptable du client (par exemple Tiime), lorsque le cabinet a configuré cette option.

Ces données ne sont jamais utilisées à des fins publicitaires, de profilage marketing, de scoring ou de prospection.

c) Partage de ces données

• Le cabinet comptable du client, destinataire légitime des factures collectées.
• Anthropic (analyse automatisée) : pour déterminer si un e-mail contient une facture, nous transmettons à son API l'expéditeur, l'objet, un court extrait du message et le nom des pièces jointes. Le contenu des PDF et le corps complet des e-mails ne sont pas transmis.
• Cloudflare R2 (stockage des fichiers PDF) et Resend (envoi des e-mails de service et transfert des factures).
• L'outil comptable désigné par le cabinet (par exemple Tiime), uniquement si cette option a été activée.

Nous ne vendons ni ne transférons ces données à des courtiers en données, des annonceurs ou tout tiers à des fins publicitaires.

d) Protection de ces données

• Chiffrement de l'ensemble des échanges en transit (TLS/HTTPS).
• Documents stockés chez notre hébergeur de stockage (Cloudflare R2), qui assure leur chiffrement au repos, et accessibles uniquement via des liens temporaires signés.
• Accès en lecture seule à la boîte mail : aucune écriture possible.
• Cloisonnement des données par cabinet : chaque cabinet n'accède qu'à ses propres clients et factures.
• Accès interne restreint aux seules personnes habilitées, et journalisation des opérations de collecte.

e) Conservation et suppression

• Les factures collectées sont conservées le temps nécessaire à la prestation comptable, puis supprimées selon les instructions du cabinet.
• La suppression d'un client dans Facteo entraîne la suppression définitive de ses factures et des fichiers PDF associés, y compris chez notre hébergeur de stockage.
• Le client peut révoquer l'accès à tout moment depuis son compte Microsoft (myapps.microsoft.com) : la collecte cesse immédiatement.
• Le cabinet peut également suspendre la synchronisation d'un client à tout moment depuis son espace Facteo.
• Toute demande de suppression peut être adressée par e-mail (voir section 15) et est traitée dans les meilleurs délais.

f) Intelligence artificielle et entraînement de modèles

• La détection des factures repose sur un traitement automatisé par intelligence artificielle opéré via un prestataire tiers (Anthropic), auquel seuls l'expéditeur, l'objet, un court extrait du message et le nom des pièces jointes sont transmis.
• Conformément aux conditions commerciales d'Anthropic applicables à son API, les données que nous lui transmettons ne sont pas utilisées pour entraîner ses modèles.
• Facteo n'utilise pas les données issues de l'API Microsoft Graph pour développer, améliorer ou entraîner des modèles d'intelligence artificielle, et ne les transmet à aucun service tiers à cette fin.